Respuesta a solicitudes: de 26 horas a 11 minutos
¿Qué canal le trae pacientes que de verdad empiezan tratamiento?
- Expediente
- SG-06 · Consultoría
- Cliente
- Confidencial
- Sector
- Salud: grupo de clínicas dentales
- Tamaño
- 120 empleados en seis clínicas · empresa mediana
- Interlocutor
- Directora general
- Herramientas
- Programa de gestión clínica, formularios web, campañas en buscadores y redes sociales, y Excel → BigQuery, Data Studio e IA
- Servicios
- Consultoría de captación · Herramientas de datos para dirección
- Duración
- 10 semanas y revisión mensual durante el primer año
La señal
Las solicitudes de la web y de las campañas tardaban una media de 26 horas en recibir respuesta, un tercio de los presupuestos entregados no tenía seguimiento y la dirección decidía la inversión publicitaria con informes que llegaban tres semanas después de cerrar el mes.
La misión
Responder a cada solicitud en menos de 15 minutos en horario de apertura y conocer, por clínica y por canal, cuánto cuesta cada paciente que empieza tratamiento.
Lo que construimos
Todas las solicitudes llegan a un registro único. Una IA clasifica cada una por tratamiento de interés, urgencia y clínica más cercana, y la asigna al momento a la coordinadora de pacientes que corresponde. Los seguimientos de presupuesto se recuerdan solos y el cuadro de dirección en Data Studio se actualiza cada noche.
Impacto alcanzado
- Tiempo de respuesta a una solicitudAntes: 26 horas de mediaAhora: 11 minutos en horario de apertura
- Presupuestos con seguimientoAntes: 2 de cada 3Ahora: Todos, con fecha de próxima acción
- Informe de direcciónAntes: Tres semanas después de cerrar el mesAhora: Cada mañana
Lo que decidieron: trasladar un 30 % de la inversión publicitaria al canal con menor coste por paciente iniciado y extender a las otras cinco clínicas la forma de presentar presupuestos de la que más aceptaba.
Siguiente pregunta: «¿Dónde abrimos la séptima clínica, a la vista de dónde viven los pacientes que ya nos eligen?»¿Cuál sería la suya? →